随着高校数据治理不断深入，师生信息在校内业务系统间已实现“一次填报、多方共享”，但向上级或校外单位申报数据时，仍需大量人工填报。对此，华中科技大学在推进校园信息化建设的过程中，探索出基于机器人流程自动化（RPA）技术数据采集填报的方案，将已通过数据治理的标准化数据按预设规则填报到第三方系统，打通数据由校内向校外延伸的“最后一公里”。
“最后一公里”难题
随着高校“一站式”网上办事大厅和“一张表”平台的建设与全面推广应用，加快形成了校内各业务系统间的数据贯通：师生信息一次填报，可在多个系统中共享、反复使用。
然而，为保障核心数据资产安全，高校数据通常只能在校内系统间共享流转；又因不同单位使用的数据标准和技术手段各不相同，数据以接口形式向校外系统共享仍无法广泛实现。
所以，这3类业务场景仍需依靠大量人工填报：
一是因政策法规、隐私保护等原因未收录在学校基础数据库中的师生个人数据。
二是虽已收录在基础数据库，但需多次向上级或校外单位填报的数据。
三是学校无权统一采集、因业务往来而需填报的校外人员数据（如校外人员、车辆门禁通行预约）。
当前，RPA技术已在多个场景验证了替代人工重复劳动、提高效率的显著优势。将其应用于高校数据采集填报，是对数据治理成果的补充，能大幅减少人工填报工作量。
基于合规的管理方案
● 管理方式
国家高度重视个人数据全生命周期管理中的隐私保护，《网络安全法》《个人信息保护法》《数据安全法》均对数据传输、使用中的隐私与数据安全提出明确要求。因此，基础数据应根据隐私和敏感层级适当地进行分级分类处理。
敏感度较高的数据要满足“非必要不采集，无授权不使用”原则；任何师生个人信息的采集都需有学校管理制度严格规范采集、储存、共享和使用的流程；当师生需要向校外机构或第三方系统填报数据时，学校也不能直接提供师生数据。
对于敏感度较高、学校又没有依据集中统一采集和共享的数据，可由用户自建本地个人数据集（可存放于加密文件中），再利用基于RPA技术数据采集填报方案实现个人数据自动填报，这将成为高校数据采集填报的重要补充手段。
● 管理流程
基于RPA技术数据采集填报管理流程按“场景交付、共享使用”的总原则进行设计。
师生用户向学校信息技术支撑保障部门提出需求，技术部门按不同场景和业务需求筛选分类，将需求量大的场景统一制作数据填报脚本和标准模板（通常为Excel）并上传，向师生提供服务。
用户可提前按模板维护个人数据，需要对外填报时通过学校统一平台下载对应脚本，在安装有对应RPA软件的电脑上运行即可自动完成表单填表和提交。
图1 基于RPA技术数据采集填报管理流程
这一方式实现了数据的一次维护多次使用，并清晰划分责任分工：技术部门仅需维护保障数据脚本的正确性，用户个人则对数据内容的准确性负责。
工具选型与流程设计
目前，主流的RPA工具分为商业软件和开源软件两类：
商业软件：有完善的企业级功能，安全性高，但高校大规模使用需支付高昂的软件授权费用。
开源软件：具有跨平台性好、无额外费用的优势，但缺少企业级的功能与定制化服务。
综合考虑，在只需RPA完成必要的文件解析和表单填写提交且无复杂扩展要求时，选择开源软件更为合适。
图2 数据填报流程
RPA数据填报流程主要分三步：
第一步：读取Excel数据，通过用户设置的文件路径打开文件，判断读取区域后读取数据。
第二步：填写表单，打开浏览器访问预设网址，登录后解析网页表单元素（文本框、下拉框、单选框、复选框），按预设规则将数据一一填入并提交。
第三步：弹窗提示操作完成。
实际应用与推广价值
该方案已应用于华中科技大学网上办事大厅的门禁批量预约服务。
学校面向社会组织开放的各类培训班，需在一定时间段内向学员开放门禁通行权限，而这类短期学员的个人信息（如身份证、姓名、车牌号等）通常不纳入基础数据库，以往需要管理员将学员信息逐个录入办事流程，审批通过后再同步到门禁系统。
使用RPA技术后，工作人员只需统一收集学员信息，按模板运行脚本即可一键录入所有人信息，大大提高了工作效率。
该方案已支撑数百个培训班、万余名培训学员的信息录入，一定程度上填补了高校数据采集填报中一些特殊场景替代人工操作的空白。
后续优化方向与展望
RPA工具对非技术用户而言，虽然通过拖放和流程图活动即可完成流程设计，大大降低了使用门槛，但是普通用户熟悉其设计和使用功能仍需消耗大量时间。
因此，后续研究将围绕不依赖安装RPA等复杂工具软件（如仅安装轻量化插件）就能让用户直接实现个人数据项的一键填报，降低使用难度，让信息化成果惠及更多师生。
结语
华中科技大学的实践表明，RPA技术为高校数据采集填报提供了一条自动化路径：以“场景交付、共享使用”为原则，厘清学校与用户的责任边界，在保障数据安全合规的前提下，打通数据由校内向校外延伸的“最后一公里”。
本文核心观点源于《中国教育网络》杂志2025年5月刊《RPA技术在高校数据采集中的应用》。作者：熊鹰 毛文卉 刘雅琴 杨毅（华中科技大学网络与信息化办公室） 责编：陈茜
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