流程再造促进管理机制创新

　　为了将信息存入学历认证网站上，教育部会到所属院校采集毕业生照片。“然而，男生变女生、照片与本人不符的情况时有发生。通过调研后发现，学生在填涂机读卡时会填错或者填得不规范；学生照完相，必须知道是哪个照相师傅照的，必须找出自己照片的排号，还要填写相关信息，如果填错了号码，那么在教育部的网站上查到的就是别人的照片。流程环节的繁琐让信息填写失误难以避免，给学校的教学管理工作造成了很大困惑，业务流程管理需要优化。”西安交通大学网络中心开发培训部主管、高级工程师韩博提到。

　　目前，教育管理信息化整体发展水平不高，虽然很多管理系统纷纷上马，但是学校的低效管理现象仍然十分严重。中国科技大学副校长张淑林认为管理信息化不是简单地应用电脑，而是涉及业务流程的根本性变革，它导致信息的共享、组织结构的扁平化，权力重心的下移。成功的信息化应用，对现实的业务流程有实质的推动和帮助。

　　业务流程的重新梳理、规范和优化，以及信息技术的准确运用，将使各个部门业务管理环节简化，促进管理效率的提高，人力成本的节约。有专家指出，在本质上，流程管理与信息技术的关系体现为“流程为本、技术支撑”的思想。一方面，流程管理为IT发挥作用明确了方向，给出了IT发挥作用的准确的作用点。另一方面，IT不仅是实现这些流程的重要支撑工具，并且具有本质驱动力。

　　为了提高自主服务的水平，西安交大校园一卡通平台增加了校务管理功能。即在一卡通上开发了一系列系统，包括毕业生照片采集辅助刷卡系统、电子离校系统、学籍注册系统、非在编人员管理系统、迎新系统等，将这些系统与数字校园平台实现对接，互享数据。

　　“在毕业生采集照片时，学生不再需要填涂机读卡，只要拿着一卡通去缴费，然后到照相的地方刷卡，进门时刷一次，确认学生是否交完钱，照相后再刷一次，将照片与一卡通的信息建立关联，之后由学校将信息传给教育部。”韩博说。

　　这种优化后的工作模式首次使用于2009年的本科生毕业。“我们实现了无一例错误。从2010年开始，本科生、研究生照片采集全用的是这个系统。”

　　制定信息标准，实现数据互通

　　信息标准是实现数据整合与共享的前提。最近一次全国范围内的调研报告发现，有58.06%的调查对象知道教育信息化标准，25.81%的调查对象采用了《教育管理信息数据代码GELTS-30》。可见，尽管信息标准不是新问题，但人们对其的认识和推广工作尚有一段路要走。

　　早期的应用系统推动了部门内部的信息管理，当部门级系统应用铺开之后，跨部门的信息管理需求凸显出来。此时，这些系统缺乏统一的信息标准，无法进行数据共享，增加了信息管理成本。信息化发展到现阶段，管理模式已向服务转型，部门之间的联动成为新的管理工作模式。制定一套统一的信息标准和技术平台，打破数据壁垒，实现互通共享，为信息化建设的整体集成和资源共享推波助澜。

　　上海财经大学校长助理刘兰娟在选择软硬件基础设施和信息系统供应商时，明确提出遵循学校的统一标准，要求实现系统功能和数据的整合与集成。“这能够有效地实现资源共享，避免重复建设，提高管理效率。”

　　如何建立信息标准？佟秋利建议，在参考上级管理部门相关标准的基础上，制定本校信息系统建设标准，在标准中尤其重视信息系统互联互通部分的标准设计。通过标准的建立，确保公共基础数据的一致性、准确性和完整性。

　　建立信息标准，形成制度后，数据互通工作有了保障。相关人士表示，数据互通要做好四件事：第一，梳理好业务和数据，整体规划数据资源；第二建立公共数据库；第三，重视业务一体化设计；第四，做好信息安全。